使用Excel软件检查会计凭证与科目余额的一致性

使用Excel软件检查会计凭证与科目余额的一致性

 

如果所有会计凭证由审计单位或财务部门检测会计软件正常会计（即更新账户余额），则账户凭证和账户余额必须一致，但不能排除有人绕过会计软件，直接打开数据库修改账户余额，因此电算化会计信息系统审计，应检查现有系统会计凭证与账户余额的一致性。现行的检查方法：

 

一是利用会计软件提供的账簿与会计凭证的联查功能进行抽样核对；

 

二是绕过计算机系统，通过人工抽样直接检查。抽样审计虽然是现代审计的一大特点，但也是审计成本的一种制约。如果能利用计算机工具实现部分审计工作的自动化，从而在一定程度上实现综合审计，显然比抽样审计效果好。

 

还有两种方法可以进行全面审查:

 

首先，使用现有的会计软件进行会计验算。基本思路是重新建立账套，引入被审计账套的所有会计数据，然后利用会计软件提供的反结账和反记账功能，重新计算，看是否与原结果一致。虽然使用会计软件的技术是可行的，但其基本前提是会计软件的功能必须是正确的，但我们不能保证使用的会计软件没有被非法修改或不正确修改，所以我们必须在此之前测试会计软件的功能；

 

二是使用Excel软件进行验算。这种方法不仅可以验证会计凭证是否与科目余额一致，还可以测试现行会计软件是否正确，更实用。具体操作流程如下:

 

第一步是从会计软件的“凭证查询”功能中检索到期末发生的所有会计凭证，然后引入Excel系统（假设在“验算”工作簿的“会计分录序时间表”工作表中）。

 

第二步，从会计软件报表模块中检索所有科目余额后，引入Excel系统(假设在“验算”工作簿的“科目余额”工作表中)，并对引入结果进行如下调整:如果本账套为非年初开户，则需要考虑单独列出本年度开户前发生的贷款和贷款的累计金额。在这种情况下，开户日期为2月1日。因此，将“科目余额”工作表中当期发生的贷款和贷方栏改为开户前发生的贷款和贷款栏，用于存放开户前本年累计发生的贷款和贷款金额；考虑到金蝶会计软件按时计算科目余额，我们只需要年初借款/贷款余额、开户前借款/贷款累计金额、开户后借款/贷款累计金额，因此必须删除开户后的所有科目余额；清空今年所有会计科目累计金额的借款/贷款栏内容，结果如图3所示。

 

第三步，参照以下公式计算“科目余额”工作表中的G列和H列各单元的值（包括会计分录序时簿中的H列为科目代码，会计分录序时簿中的Q列为会计科目借方的金额，会计分录序时簿中的R列为会计科目贷方的金额，单位行数为1000，表示公式可以容纳足够的科目余额，实际可以根据情况进行调整，101＊表示以101开头的所有末级科目)：

 

G2=SUMIF(会计分录序时簿！＄H＄2：＄H＄1000，″101＊″，会计分录序时簿！Q＄2：Q＄1000）＋E2

 

H2=SUMIF(会计分录序时簿！＄H＄2：＄H＄1000，″101＊″，会计分录序时簿！R＄2：R＄1000）＋F2

 

第四步，将“科目余额”工作表中的最后两列修改为“期末余额”一列，并参照公式I2=C2－D2＋G2－H2计算其他单元值，结果如图4所示。

 

最后，将Excel软件计算的结果与会计软件计算的结果（在科目余额表相应的会计期间）进行比较，检查会计软件中的会计数据是否正确，判断会计凭证数据是否与科目余额数据一致。在这里，我们将会计软件中的科目余额（如图5所示）与上述Excel计算结果进行比较，可以确定该单位的会计凭证数据与科目余额数据一致。