提高财务报销效率的措施和建议

提高财务报销效率的措施和建议

 

1.增加财务人员数量，加强人员业务培训。目前，高校资金收入呈逐年增长趋势，财务报销人数不能同比增长。为缓解资金增长与报销人员缺乏的矛盾，应适当扩大财务人员规模，增加人数，使报销人员摆脱繁琐、高强度的报销工作。在确保报销人员有足够的时间思考和判断后，我们可以谈论提高报销效率、加快报销速度等问题。

 

报销效率的提高离不开高水平的业务能力。一方面，国家出台新政策法规时，高校要及时组织财务人员学习，准确全面掌握新政策法规的规定和内涵，与时俱进；另一方面，高校要增加财务人员的培训经费，可以聘请银行、税务、审计等单位的专家讲授工作中的问题和解决方案，也可以在单位内各部门进行业务交流，集体讨论实际工作中存在的问题，形成解决方案，避免同一报销业务中不同人处理不同口径的情况。

 

2.规范财务报销流程，细化财务报销岗位。财务报销过程繁琐，难以理解，是现阶段高校“报销困难”的重要原因，高校应从基本环节开始，不仅将财务报销过程标准化为文件，而且通过绘制报销过程图简单、清晰地列出报销操作过程，方便资金报销人员查询。作者以差旅费和教学设备维修费为例，绘制报销流程图（见图2）。可见，出差前提前借差旅费、出差后返还差旅费或教学设备维修费报销业务，报销人可直接按流程图办理手续，简洁明了，易于理解。这样可以有效避免因手续不全而多次往返财务部门的情况。根据不同类型的报销业务，高校可分别设立事业资金报销岗、国家专项资金报销岗、横向科研资金报销岗、纵向科研资金报销岗等资金报销岗。通过细化报销岗位，细化财务人员的工作内容，明确分工，在现有分工合作的前提下，财务报销效率可以大大提高。

 

3.构建新的报销模式，有效衔接三项成果。前面提到，无现金报销、网上预约报销、公务卡报销是近年来学者研究如何简化财务报销过程的三个重要成果，网上预约报销的关键是让资金报销人员参与财务报销的早期工作，让报销人员简单分类、计算和粘贴，减轻财务人员的工作负担，是一种合作合作的报销形式；无现金报销的优势是降低现金支付风险，简化财务出纳清点现金和报销人员收到现金的环节；公务卡报销直接有效地避免了现金支付的风险。从这个角度来看，网上预约报销的优势主要体现在报销前的准备上。经过这一环节，财务人员可以直接审核制单，节省时间，提高效率。无现金报销和公务卡报销的重点是报销完成后的支付方式，规避现金支付风险，规范支付环节。通过银校互联系统，报销资金可以直接进入公务卡，省时省力。因此，高校财务报销可以考虑将网上预约报销、无现金报销与公务卡报销相结合，构建新的财务报销模式。

 

4.督促师生报销分流，合理安排报销时间。为解决报销时间过于集中的问题，缓解集中报销带来的压力，高校可采取报销分流措施，为临时付款清理、发票催收、交易费用等常规业务设定清理期，督促师生及时办理；横向科研等项目资金可与科研管理部门协商，引导师生分散办公用品、劳动保护用品、试验材料、试剂、实验设备等费用结算业务，尽可能安排上半年相对容易的时间，逐步实现学校统一采购、统一报销；在财务报销任务繁重的月份，可以设立兼职财务报销秘书岗位。大多数高校都有经济管理专业，在财务部门设立学生实习岗位，进行简单的业务培训，了解学校各种资金报销管理方法，掌握财务报销流程和发票合规性检查要求，负责接待和解决各种财务报销业务的咨询、解释和指导。这样，财务人员就可以有更多的时间来判断和思考资金来源的合理性、签字程序的完整性、会计科目的选择以及凭证摘要的准确性，并在报销人和财务人员之间建立有效的沟通桥梁。

 

5.普及财务报销知识，解决信息不对称问题。首先，高校财务部门要加强网站建设，通过网络系统公开报销涉及的法律法规、国家政策、高校财务制度、资金收支管理规定、费用审批程序、科研资金报销规定、资金支出范围、资金报销流程、原始文件粘贴要求、学费收缴系统等系统、文件的功能、使用方法和要求；其次，高校财务部门可以设置专门的答疑解惑时间或电话热线，为报销人员提供咨询服务；第三，高校财务部门可以通过向全校师生举办报销业务培训会或讲座，提高财务报销工作的透明度，让全校师生全面掌握财务报销知识，了解财务报销的流程和要求，鼓励各高校配备专职报销人员，为科研业务较多的教师配备报销秘书，定期普及财务报销知识，重点培养。

 

6.查询发票真实性验证，共同接受监督检查。高校资金来源的特殊性决定了国家对资金支出的严格监督。财务人员审核的发票、文件、凭证应当由教育部、税务机关、审计机构等方面进行监督检查，凭证存放时间长达15年。因此，为了尽量减少不必要的财务审计风险和会计风险，高校财务报销说明可以明确要求报销人员提供报销发票的真实性，在报销前，在线查询真实性，打印查询结果，坚持发票“谁报销，谁负责”的原则，财务人员不再查询。这样，不仅可以节省财务人员的时间，提高报销效率，还可以引导师生共同监督发票的真实性，抵制假发票。

 

随着高校财务报销流程的逐步规范、报销岗位的逐步细化、报销模式的逐步创新、报销信息的逐步透明度和财务管理水平的逐步提高，以及人员业务能力的进一步提高，财务“报销困难”将不再是困扰高校财务的问题。