科研单位实施财务共享平台的重要意义

1.财务共享平台的基本内涵

 

所谓财务共享平台服务，是指将原分散到集团内各基层业务单位的金融基本业务集中到财务共享服务中心统一处理，通过网络为分布在企业集团不同地区的业务单位提供标准化、流程化的共享服务。这种财务管理模式的具体操作是在各科研单位财务部门的基础上，建立独立的财务共享信息功能部门，专门用于处理科研单位的日常财务会计业务。同时，原科研单位财务部门通过财务共享费用报销系统和财务共享自助服务系统提交申请，并以扫描图像的形式将原会计凭证与具体事项相关的二维码技术提交财务共享平台。

 

财务共享平台主要基于网页开发的两个系统：一是财务共享费用报销系统，用于科研单位差旅费、实验室计量费、仪器维修费、技术合作费等日常业务；二是财务共享自助服务系统，用于应收、应付、资金、固定资产等业务的申请。

 

二、科研单位实施财务共享平台的重要意义

 

1.财务共享平台有助于提高企业财务管理效率

 

科研管理的关键是资金管理。科研资金的使用和审批严格按照内部控制制度，按数额逐级审批。审批环节伴随着大量原始文件的流通，需要专人收集、传递和整理文件。财务共享平台实施后，大部分文件的签署和审批环节被取消，各级审批负责人可以根据系统上的待办工作随时关注需要审批的事项和金额。这种处理模式大大提高了科研资金的使用效率，节省了资金审批过程中不必要的时间。

 

2.财务共享平台有助于监控资金审批进度

 

作为科研资金使用的直接负责人，研究室的科研人员最关心资金审批流程。在传统的管理模式下，研究人员将所有纸质文件交给专人审批流通后，不能及时得到各级申请的直接反馈，特别是当一级审批人发表拒绝或需要改进的意见时，科研人员无法在第一时间做出反应和改进。在财务共享费用报销系统中，作为申请人，科研人员填写申请表并提交申请表后，各级申请的在线申请表一目了然，对科研人员的工作进度控制和安排起到了很好的辅助作用。

 

3.金融共享平台有助于防范金融管理风险

 

虽然属于科研部门，但由于研究重点不同，各分支机构单独进行财务会计，集团公司的会计规范和制度在实施层面也存在偏差，难以保证集团总部财务信息的及时性和准确性。建立财务共享平台的目的是规范和整合财务管理，由统一部门集中会计、多层监督、标准化经营，实现集团公司财务水平的平衡，确保不同机构财务工作结果的可比性和可信度，同时提高财务管理风险防范能力，实现资源整体配置。

 

4.财务共享平台有助于实现会计凭证的无纸化

 

科研单位的研究项目往往不是一蹴而就的。比如技术开发费的分配和科研设备的建设，很大程度上是分阶段、分步完成的。验收报告、竣工结算等配套会计原始凭证纸质文件数量多，内容复杂。在财务共享平台上，可以根据会计凭证直接准确定位会计原始凭证的图像，直观清晰。需要抽样的原始会计凭证也可以直接打印归档，可以提高财务管理的无纸化程度。

 

5.财务共享平台有助于保证会计信息的安全

 

会计的一个基本原则是确保会计信息的真实性和可靠性，财务共享平台的过程设计为上述原则提供了良好的保障。从研究人员的申请开始，到财务人员的收据和初审、财务共享人员的二级审计、有关部门负责人的三级审计，再到审计完成的待制单和制单，拒绝越级审批和替代审批，并保留整个过程的记录。特别是当研究人员的申请事项需要修改时，修改的详细内容也将记录在整个过程中，使记录完整，可以追溯到修改的痕迹。