会计电算化下档案管理中存在的问题及原因分析

会计电算化下档案管理中存在的问题及原因分析

 

结合电算化下档案管理的新特点，总结了实际电算化会计档案管理中存在的一些问题：

 

(1)会计档案载体:虽然电算化会计已经实施，但由于实施时间不长，会计人员和单位领导对会计电算档案的组成了解不多，缺乏管理会计档案的经验。很多单位只存档打印出来的纸质档案，没有将存储在计算机中的会计信息备份存档在磁性介质上，从而影响会计档案的完整性。

 

(2)会计载体本身性质带来的问题:电算化会计档案需要在一定的系统内才能看到。因此，目前很多企业没有很好地保存会计软件的布局和软件系统，导致不同版本的会计数据在电算化软件升级后无法调用；《会计档案管理办法》第十二条规定，使用计算机进行会计的单位应当保存打印纸质会计档案，并规定保存期限。但目前由于部分单位条件有限，没有配备激光打印机或喷墨打印机，仍在使用旧的针式打印机，导致打印输出的纸质会计档案达不到规定的保存期限；未按照国家档案局规定的仓库管理制度标准建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择优质磁盘介质备份会计档案数据，未实施备用盘与存储盘分离存储，导致电子数据损坏或丢失。

 

（3）会计档案管理制度不完善：由于电算化会计档案在不知不觉中更容易修改，未及时修改单位会计档案管理制度，未制定相应的会计电算档案保管人员职责，人为损坏和自然损坏现象不可避免。

 

（4）缺乏必要的计算机维护和网络安全人才：众所周知，电算化下的档案管理涉及软件、系统安全、维护等一系列专业问题。但目前，一般单位只对以前的会计人员进行一定的培训，然后操作系统。在一定程度上，会计人员只学会操作，管理和维护对他们来说非常陌生，由此造成的结果和损失也非常小。

 

作者根据自身企业的实际电算化会计操作和规范要求，对上述问题的原因作出以下可能的判断；

 

（1）对会计电算化本身理解的偏差：许多企业会计人员只把电算化作为自动会计工具，忘记了管理会计分析、预测、决策等功能，对会计电算化档案管理缺乏心理重视。

 

（2）尚未引起有关部门的重视：无论是档案管理部门还是档案形成部门，档案工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施和相应的业务指导，导致档案形成部门交什么，交多少自然情况，严重阻碍电子文件、数据归档。

 

（3）缺乏明确的规章制度：由于没有完善的电子文件制度规范，电算化会计档案归档工作处于混乱状态。归档仍遵循手工管理的旧做法，只归档纸质文件，原手工记录的账簿和报表改为电脑打印的账簿和报表。