会计电算化下会计档案管理的新特点

计算机在会计领域的普及和应用，使企事业单位的会计系统越来越被计算机所取代。会计电算化已成为会计工作的发展方向，成为促进会计基础工作标准化和现代化的重要手段。为了满足会计工作标准化和现代化的客观要求，新的电算化会计档案管理已成为会计工作发展的新研究课题。

 

会计电算化下会计档案管理的新特点

 

要了解电算化下会计档案管理的新特点，首先要了解什么是会计电算化。国内外对会计电算化的定义一般可以表示为:以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用于会计实践的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，部分代替人脑完成会计信息分析、预测、决策的过程。通过对电算化会计的明确定义，笔者结合电算化应用的硬件基础和电算化规范，总结出以下电算化会计档案管理的新特点:

 

（1）会计档案的载体本身发生了变化。根据1999年1月1日实施的《会计档案管理办法》，使用电子计算机进行会计的单位不仅需要电子会计数据，还需要保存打印出来的纸质会计档案，这使得电算化会计档案具有双重会计档案载体，即传统意义上的会计档案和电子会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据。

 

（2）载体本身性质带来的新特征。由于传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件和软件系统环境中可见；电子档案易于修改；电子档案的保存受到载体本身质量、存储环境、存储信息有效性等因素的影响。

 

(3)电算化操作流程和电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特点。在传统的手工操作条件下，从原始凭证的制作到会计报表的编制，都是手工完成的。因此，具有保存价值的档案仅指反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及相关附属资料。会计电算化实施后，所有会计业务都是通过计算机完成的。由于计算机是一种特殊的操作工具，财务人员首先需要设计程序文件、数据结构文件和各种可以被计算机阅读的代码，然后在计算机的帮助下进行会计核算。处理。由于这些程序文件、数据结构文件和各种代码不仅是电算化会计信息系统运行的前提，也是保证电算化会计信息系统正常运行的故障维护查询数据，虽然这些数据不是会计活动的产物，没有具体的数据和表格，但由于没有它们的支持，整个会计过程无法进行，因此必须作为电算化会计档案的特殊部分保存。

 

（4）电算化会计系统对人员素质和系统安全操作提出了新的要求。电算化会计档案管理要求员工不仅要熟悉会计工作的各种特殊方法，还要掌握必要的计算机操作和维护知识；由于网络和计算机本身的原因，系统安全性得到了提高，对个人安全操作和使用提出了新的要求。