电算化会计信息系统的操作控制

（1）电算化会计信息系统的操作控制

 

企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能专用，企业应建立一套完整的计算机使用管理系统，以确保每个员工和计算机只做他们应该做的事情。一般来说，企业对计算机会计系统的计算机管理措施应包括轮流值班制度、计算机记录制度、完善的操作手册和计算机时间安排。此外，会计电算化操作应严格遵循会计业务和处理流程，在会计软件中设置控制程序，防止重复操作、遗漏操作和误操作，及时提示和制止违反操作程序和操作时间，建立操作日志系统。计算机程序中应保留所有操作记录，包括操作时间、操作人员姓名、操作内容等。对记账和结账业务设置不可修改或逆向操作程序，必须通过编制记账凭证进行更正或补充登记，以确保会计数据的完整性和真实性。操作控制包括经济业务发生控制、数据输入控制、数据通信控制、数据处理控制、数据输出控制和数据存储控制等[5]。

 

1.业务发生控制

 

业务控制又称“程序检查”，其主要目的是利用相应的控制程序来识别和拒绝各种无效、不合理、不完整的经济业务。经济业务发生时，通过计算机控制程序检查和控制业务的合理性、合法性和完整性，如相关字符、代码是否有效、操作密码是否准确、经济业务是否超出合理数量、价格等变化范围。企业还应建立有效的控制系统，以确保计算机控制程序的正常运行。

 

2.数据输入控制

 

计算机处理数据的能力很强，处理速度很快。如果输入的数据不准确，处理结果就会出错。在数据输入中，即使是小错误数据，一旦输入计算机，也可能导致错误扩展，影响整个计算机会计系统的正常运行。因此，企业应建立一套完整的内部控制系统，严格控制输入数据，确保数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据必须经过必要的授权，并经相关内部控制部门检查；其次，采用各种技术手段验证输入数据的准确性，如总数控制验证、平衡验证、数据类型验证、重复输入验证等。

 

3.数据通信控制

 

数据通信控制是企业为防止数据在传输过程中出现错误、丢失、泄露等事故而采取的内部控制措施。企业应采取各种技术手段，确保数据在传输过程中的准确性、安全性和可靠性。如果大量经济业务分为小批量传输，数据传输应按顺序编码，传输应有发送和接收标志，收到传输数据应有确认的信息反馈，每批数据传输应有时间、日期标志等。

 

4.数据处理控制

 

数据处理控制是指对计算机会计系统数据处理的有效性和可靠性的控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字检查、字段和记录长度检查、代码和数值有效范围检查、记录总数检查等。文件检查包括检查文件的长度、文件的识别、文件是否感染病毒等。

 

5.数据输出控制

 

数据输出控制是企业为保证输出信息的准确性和可靠性而采取的各种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足用户部门的需要，对数据发送对象和份数有明确规定，建立标准化的报告号和收发保管工作。

 

6.数据存储和检索控制控制

 

为确保计算机会计系统产生的数据和信息存储得当，便于调用、更新和检索，企业应对存储数据的各种磁盘或光盘进行必要的标记。文件的修改和更新应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证书，并对整个修改和更新过程进行登记。计算机会计系统应具有必要的自动记录能力，以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。

 

（2）电算化会计信息系统内部审计

 

内部审计不仅是公司和企业内部控制系统的重要组成部分，也是加强内部会计监督的制度安排。在会计电算化中，由于是“人机”对话的特殊形式，对内部审计提出了更高、更严格的要求。笔者认为，内部审计必须包括以下几个方面：（1）定期审计会计数据，检查电算化会计处理是否正确，是否符合会计法及相关法律法规，审计费用签字是否符合公司内部控制制度，凭证附件是否规范完整；（2）审查机内数据与书面数据的一致性，如查看账簿内容，做到账表一致，及时调整不当或错误的账表处理；（3）监督数据保存方法的安全性和合法性，防止历史数据非法修改；（4）审查系统运行的各个环节，防止漏洞。

 

随着电子技术的快速发展和电算化会计信息系统的普及和应用，内部会计控制系统中的新问题和课题将继续出现。深入研究将形成新的会计理论和方法。新会计理论和方法的建立将进一步完善和发展新的基础上的电算化会计，不断调整和完善电算化会计信息系统的内部控制体系，真正保证会计数据的可靠性和真实性，提高企业的经济效益。