会计电算化环境下会计档案功能的定位

会计电算化环境下会计档案功能的定位

 

由于会计工作结果（会计档案）在会计电算化环境中具有领域拓宽、环境依赖和数据改性的特点，虽然会计电算化有助于简化会计过程，拓宽会计监督功能，但会计工作质量控制和会计信息安全利用存在诸多问题，为会计工作提出了新的任务和要求。笔者认为，要解决这一问题，使会计职能适应会计环境对会计工作的要求，应从调整会计职能入手，将会计职能的行使设置为两个层次。一是前台工作人员行使经济活动的会计监督职能，完成单位经济业务的处理；二是后台工作人员行使会计工作的再监督职能，完成会计信息质量控制和信息利用。会计档案作为记录会计工作过程、反映单位经济活动状况的证据，不仅是会计工作前台与后台的联系，也是实现会计质量控制和会计信息利用的主要途径。因此，与传统手工记账时代的档案管理功能相比，会计电算化环境下的会计档案功能应突出其两大功能。

 

1.会计质量控制门槛的功能。在会计电算化环境下，会计质量控制的重点是建立内部约束机制，及时防止“错误”和“欺诈”行为的发生。会计档案管理的主要职责是留下经济业务记录和会计工作痕迹，包括“错误”和“欺诈”行为，并通过相应的事后监督机制及时发现和暂停上述行为。因此，在会计电算化环境下，会计档案管理的主要功能是实现档案收集门槛的前进，确保会计档案的真实性，反映经济业务和会计工作的原始外观；其次，将内部会计控制制度和实施结果纳入档案管理范围，定期将监督信息反馈到会计工作前台，真实记录信息反馈和信息处理过程；第三，建立会计档案收集审查制度，制定各种会计信息处理过程的归档要求，内容完整、程序完整、具体要求、责任明确，使会计档案收集成为单位会计工作质量的过程。

 

2.会计信息使用窗口的功能。由于计算机中的数据文件是动态的，总是在变化，会计档案使用的首要任务是根据会计工作的特点，在规定的时间段内备份数据，定期将计算机系统中的所有档案要素复制到磁介质上，与相关文本材料和电子文件一起归档，确保归档数据的完整性，为实现档案数据的综合查询和有效利用奠定基础；其次，采用相关统计分析方法，根据单位经济业务分类，处理会计信息，通过会计档案编制研究，通过财务年鉴形成有价值的会计信息，防止保存档案信息的载体失效，丢失重要会计信息；第三，根据工作需要，提供有针对性的会计档案信息，提高会计档案的使用价值，做好会计档案数据的日常维护工作。