组织会计电算化实施步骤

组织会计电算化实施步骤

 

会计电算化系统是一人一机管理系统。因此，会计电算化的组织和实施必须密切关注计算机硬件、会计软件、人员组织和管理。

 

    1、计算机硬件配备及布局

 

计算机硬件和布局是指计算机及其外部设备的连接方式。计算机设备的各种不同的连接组合形成了不同的信息系统结构，也决定了计算机的工作模式和整体功能。由于会计主体的差异，决定了会计电算化系统硬件结构的差异。如何有效配置适合本单位的计算机硬件结构？这要根据单位的发展规划和具体情况来决定。目前常见的硬件结构有以下几种:(1)单机结构。整个系统只配备一台微型计算机和相应的外部设备，数据集中输入输出，同时只能供用户使用，适用于会计业务少、规模小的企业单位。(2)多机松散结构。整个系统由多台微机组成，各自配备相应的输入输出设备，各微机之间无数据结构。这种布局提高了工作效率，但数据共享较差。(3)多用户结构。整个系统由一台计算机主机和多个终端组成，财务信息可由终端分散输入，主机集中处理数据。适用于会计业务量大的大中型企业。(4)客户机/服务器网络结构。该结构体系性能高/价格高，可扩展性强，开发周期短。每个用户都可以为企业集团和大型企事业单位提出自己部门的网络结构方案。(5)Ｉｎｔｅｒｎｅｔ/ｉｎｔｒａｎｅｔ(企业内联网结构)。它基于ＷＥＢ提供连接数据库服务和信息服务的技术和互联网通信标准，可以自行形成独立的系统。它可以成为国际互联网的一部分，也可以与相关企业连接，形成更大的信息系统，适用于大型企事业单位和跨国集团。

 

    2、配备会计电算化系统软件

 

会计电算化系统软件可以包括数据管理系统和会计软件。数据库管理系统主要提供数据处理功能，包括数据存储、筛选、查询等功能Ｏｒａｃｌｅ、Ｖｆｐ等);会计软件是本系统的应用软件(如用友财务与企业管理软件、金蝶财务软件);目前，会计软件可分为专门开发的专用软件（如管家财务软件）和商业通过软件（如金盘财务软件）。前者有利于满足行业和单位的特殊要求，但开发成本高，开发周期长，软件质量不均匀。后者的优点是快速启动，节省投资，容易保证售后服务。因此，购买商业通用会计软件是普通中小企业事业单位的首选。

 

会计软件一般由几个特殊模块组成，通常包括：会计处理、工资会计、报表编制、固定资产、库存、购销、交易、成本会计等。其中，财务和报表是核心模块。通常，每个模块由安装文件、帮助文件、数据库文件和操作文件组成。这些模块通常被称为会计电算化系统的子系统。这些子系统相互独立和连接，财务处理子系统通常作为一个中心子系统来完成与其他子系统的信息交换和连接。会计报表子系统的主要数据输出口是从财务子系统中提取数据，生成外部报表（如资产负债表、损益表、现金流量表等）和内部会计报表（如成本表、部门会计表、产品会计表等）。

 

在上述子系统中，财务、报表、工资等子系统的普遍性最高。因此，最适合购买商业软件，成本会计子系统等与单位业务特殊性密切相关的管理会计软件应考虑专项开发或基于商业软件的二次开发，以满足单位的需要。

 

随着会计电算化的发展，越来越多的分销单位提供商业会计软件。购买商业会计软件时，应遵循以下原则：

 

（1）会计软件的特点是否与单位业务一致，如工业企业生产成本核算要求、商品流通企业批发企业采购价格、零售企业价格等。

 

（2）会计软件信息处理过程是否符合本单位的会计要求。在选择会计软件时，仅仅考虑软件的行业特点是远远不够的。在同一行业的企业中，会计也有不同的要求。例如，企业的规模有大、中、小的差异。大型企业往往需要设立更多的部门进行更详细的会计，有些需要分级会计；小企业机构相对简单，会计相对集中。此外，每个特定单位都有自己的长期工作传统，有自己特定的人员组成和相应的素质。这些本身没有好坏之分，有时是由单位的业务特点造成的。因此，我们不能期望切断历史，我们应该按照尊重传统的原则认真选择软件。

 

（3）会计软件是否能保证企业发展的需要。随着改革的深入，会计工作也必须适应和满足这些不断改进的要求。软件能否满足开发的需要，应从两个方面考虑：一是软件是否有可扩展的空间，二是软件开发公司是否有实力和愿望继续升级软件。

 

（4）会计软件性能要求。软件性能要求包括会计软件与计算机硬件、操作系统和汉字系统的适应性；软件本身操作简单，系统运行速度快。

 

（5）商品会计软件必须具备中华人民共和国财务部颁布的《商品会计软件评审规则》中申请评审的商品会计软件的基本要求。

 

    3、做好会计电算化人员培训工作

 

会计电算化是一项系统工程，不仅涉及会计部门和会计人员，还涉及单位内各部门和相关人员。需要具体的新知识结构人才来完成会计电算化的组织、实施、开发和应用。因此，首先要做好会计电算化管理体系成员、操作人员和技术人员的培训。会计人员作为会计电算化的主力军，负责操作、使用、内部管理、分析和决策。会计人员的素质直接关系到会计电算化的成败。加强会计人员培训，提高会计电算化人员素质，是一项极其重要的工作。

 

    4、制定会计电算化管理制度

 

会计电算化管理制度是保证单位会计工作有序进行的重要措施，也是会计电算化工作成功的基础。会计电算化实施后，会计工具和程序、会计数据和信息的形式、会计档案的保管方式都发生了很大的变化。在制定会计电算化管理制度时，不仅要遵守手工会计管理制度的基本原则，还要考虑会计电算化系统的特点。

 

会计电算化管理制度的基本内容是：（1）会计电算化岗位责任制。根据本单位会计工作的实际情况和结构计算机系统运行、维护和开发的特点，划分电算化会计岗位，明确系统内各类人员的职责和权限（2）会计电算化运行管理制度。通过对系统运行的管理，确保系统的正常运行，完成会计工作（3）计算机硬件、软件和数据管理系统。管理系统的内容是维护计算机硬件、软件和数据，以确保电算化系统的正常运行（4）电算化会计档案管理系统。电算化会计档案以磁性介质或光盘存储会计数据和信息，具有磁性和不可见的特点。根据这些特点和手工会计条件下《会计档案管理办法》的要求，制定本单位会计档案的备案、归档、保管、审核、销毁管理制度，实现科学管理、安全保密、查找方便、防止损失。