财务网络报销系统具体设计要点

财务网络报销系统具体设计要点

 

(1)财务网络报销系统如何体现管理的本质

 

网络报销系统原则上是一个计算机软件系统，根据计算机网络原理，但本质是计算机网络中财务管理和内部控制过程的具体体现，换句话说，什么样的财务管理过程决定了什么样的网络信息框架，管理水平将产生相应水平的财务信息系统，即信息是表，管理是灵魂。这就要求我们特别注意整理报销过程中反映的每一个管理细节，要求我们在设计过程中发现问题，促进管理细化。同时，用什么具体手段将管理过程嵌入到网络设计中也极为重要。比如手工报销中经常会出现报销金额不对、需要变更的问题。这种情况往往是由于报销人计算错误导致报销单上的金额与实际发票汇总金额不一致。在日常工作中，报销人员经常被要求重新填写清单，再次进行审批流程。针对这种情况，我们考虑在网络报销系统报销单总额汇总处对财务设计进行修改和确定阶段。在保证操作过程保留痕迹的前提下，在实际报销金额不大于授权金额或需要财务计算加总的情况下，如计算出差补贴，这种灵活的处理可以给员工相对方便，在一定程度上提高工作效率；

 

（2）财务网络报销系统如何满足财务内部控制的需要？

 

2012年11月29日，财政部发布了机关事业单位内部控制规范（实施），自2014年1月1日起实施新规范，开启了加强机构内部控制的序幕。新规范对机构内部控制提出了更高的要求，特别提到机构需要加强业务层面的内部控制，财务网络报销系统涉及收支业务控制、政府采购业务控制，甚至与资产控制有关。因此，在系统设计过程中，系统软件设计提供商与财务部及相关内部控制需求的沟通非常重要，例如，在固定资本报销过程的管理阶段，关于是否需要将固定资产验收阶段集成到网络报销系统中，在事业单位，资产验收一般作为独立阶段，采用单独的固定资产采购登记制度进行管理，但同时，内部控制规范要求固定资产验收登记和财务固定资产账户必须完全匹配，因此，我们应该考虑是否需要保留资产经理的授权审批环节，相应地，我们需要设计一个固定资产编号确定阶段，即要求固定资产验收人员在授权同意报销时输入相应的固定资产编号，解决固定资产管理部门和财务部门之间长期存在的问题。再比如运行网络报销系统后，如何准确匹配网络系统中的报销文件？我们可以设计一个票据的唯一编码规则。报销人填写网络报销单并经授权批准后，系统会生成票据按顺序排列的唯一编码。报销中，报销人员需要在报销文件上的空白页上填写代码，然后按部门支付财务费用。会计人员在申报票据时，可根据需要随机选择报销单，并根据本页上注明的代码输入网络报销系统，方便在网络系统中调出相应的报销凭证进行审核，相应加强了对票据的财务内部控制。

 

(3)财务网络报销系统与财务会计软件对接问题

 

核心问题是能否一键生成财务凭证，或是对应科目的准确问题。鉴于事业单位业务相对单一，总成本类别不复杂，首先需要解决的是报销类型规范清理，建立严格的标准分类问题，只有建立标准才能为财务报销系统规范的引入提供最原始的保证，其次，如何在系统中实现数据对接也非常重要，毕竟，财务会计系统和网络报销系统是两个完全不同的平台，稍有差异就不会成功，所以我们需要确定哪个系统是数据分类的最终标准，因为财务会计系统是基于财务会计准则建立的法律标准，网络报销系统是一个内部管理系统，所以我们认为应该以财务会计系统分类为基本标准，会计科目、部门、人员、项目等应共享自财务会计系统，以确保基本信息的唯一性和准确性。同时，财务会计系统应以自身分类为准，能够对接和调用网络报销系统数据，以网络报销单的唯一编码号作为检索，然后根据需要的财务凭证进行电子书写。为了保证数据的准确性和可靠性，还可以设计一个传输系统，将写好的财务凭证相关信息传输到网络报销系统进行核对，核对后再发送电子确认信号，然后在双向确定的情况下生成财务凭证，再转移到财务会计系统的常规核查和会计阶段。

 

(四)财务网络报销系统与网络银行系统对接与支付问题

 

报销审批阶段结束后，网上报销系统是否需要增加财务会计系统的确定阶段，才能最终将资金转入报销人账户，因为按照以财务会计系统为确定标准的理念，这一步是必要的阶段。另一方面，事业单位经常面临项目预算和成本控制的问题，这也要求财务会计系统实现确认付款。在这种情况下，如何做到？我们可以考虑在每个工作日结束前，要求财务会计系统调用网络报销系统的相关信息，电子编写会计凭证。财务记账后，网络报销系统可以生成相关的银行支付信息，然后出纳将其导入网络银行系统，最后利用网银批量处理将资金转入相应账户。

 

（5）财务网络报销系统的安全性

 

这是设计师应该考虑的一个重要问题，也需要引起软件应用程序的高度关注。系统安全包括计算机硬件和软件。硬件是否为系统配备了足够强大的网络安全设备或备份设备，财务信息是机密和重要的，自然对网络安全有更高的要求，软件应考虑系统设计结构是否容易受到黑客攻击，是否存在数据混乱的风险预警或面对系统崩溃的应对措施。

 

结语

 

综上所述，事业单位建立财务网络报销系统是为了应对国家加强对事业单位监管的尝试，也是对财务信息系统建设的有益探索。网络报销系统在提高单位整体财务管理水平和加强单位财务内部控制方面发挥着非常重要的作用。同时，在设备设计环节，要注意掌握国家政策、单位本身和员工三个方面的需求。设计的软件系统要取长补短，既能充分发挥信息时代网络的巨大能量，又能防止随之而来的网络安全问题，从而实现向管理求效的目标。