做好电算化会计档案管理工作

做好电算化会计档案管理工作

 

随着我国会计电算化事业的不断发展，要做好会计电算化会计档案的管理工作，使其发挥更大、更好的作用。

 

为了更有效地管理电算化会计档案，必须根据电算化会计档案的特点，做好会计档案的收集、保存和利用工作。

 

（1）电算化会计档案的收集。所谓电算化会计档案的收集，是指将计算机系统中的所有会计数据复制（备份）存储在一定时间间隔内的磁介质或光盘上，从而与原计算机系统的会计档案分离。财务部门应保存财务数据备份文件，防止计算机硬件系统在最短时间内恢复原会计电算化系统，损失最小。

 

除备份外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统

 

（2）电算化会计档案的管理和保存。由于电算化会计档案存储在磁性介质或光盘上，根据这些信息载体的物理特点，在形成这些档案时，应准备两份，即使用“AB备份法”备份数据，并在每份文件中注明形成档案时的时间和操作员姓名，存放在两个不同的地方，防止整个会计电算化系统因地震或火灾等事故而被破坏和系统不可恢复。保存这些档案时，应远离磁场，注意防潮、防尘等。定期检查和复制磁性介质保存的档案，防止磁性介质损坏造成会计档案丢失，造成不可挽回的损失。

 

此外，还应注意电算化会计档案与相应财务软件版本的一致性。由于不同版本软件下形成的会计档案的会计数据结构可能不同，可能导致会计档案无法访问或出现一些意想不到的错误。因此，作者建议会计电算化档案除了保存各版本的备份财务数据外，还应保存相应版本的会计电算化软件系统版本，两者的一致性是非常必要的。显然，它的收集和管理也相对困难。

 

（3）电算化会计档案的使用。即电算化会计档案的审查。在长期的会计电算化过程中，随着软件系统的不断升级，我们审查的会计档案将出现以下两种情况：（l）会计档案的版本号与当前会计电算化系统的版本号一致。此时，您只需通过电算化软件系统中的档案访问（或数据恢复）功能访问您需要访问的档案；（2）访问的会计档案的版本号与前会计电算化系统的版本号不一致。此时，您只需在另一台计算机上安装相应版本的电算化系统，然后进行访问。

 

以上问题是会计电算化过程中经常遇到的问题，必须及时重视和解决。如果不及时关注或解决这些问题，将严重阻碍我国会计电算化向更深层次的发展；如果及时关注和解决这些问题，必然会推动我国会计电算化向更深层次发展，最大限度地提高会计工作水平和会计信息质量，更好地服务于提高各级企事业单位现代化管理水平和经济效益。