财务信息在支出控制中的应用

财务信息在支出控制中的应用

 

1. 利用支票的内部控制功能进行监控

 

（1）支票信息监控。支票信息监控包括支票购买登记核对、支票号码核销、支票使用信息查询等。空白支票一般由出纳人员购买，会计人员应根据购买空白凭证的文件核对支票号码和数量，并进行登记。支票信息收集比电子银行查询更能实时反映资金流出。目前，票据管理软件得到了广泛的应用。会计人员可以利用票据管理软件的功能实时核对支票，查询资金流向，防止资金的不明调度和转移。

 

（2）控制发票环节。支票具有取款和转账功能。在支付管理环节，会计人员可以进入票据管理系统，根据支票填写的收款人名称，立即查询支票款是否直接转入收款人账户。根据内部会计控制规范的要求，支票和现金应提交给收款人或制造商，单位人员不得提交。但在实践中，由于收款人可能存在内部控制漏洞，支票款通过背书转让直接转移给第三方，造成法律纠纷。因此，最稳定的方法是直接将资金汇入收款人账户。特殊情况下，收款人需要上门领取支票的，收款人必须出示身份证，身份证必须与印章一致。

 

2. 关注支出合同的财务信息

 

财务会计人员应管理合同信息，掌握项目资金的支付进度。重点监控租赁、工程、维修、大型设备采购、系统软件采购、服务采购等需要分期付款的合同。工程合同通常根据完成进度确定付款时间，维修合同有明确的分期付款和每期付款金额。会计人员应跟踪每个合同款项的支出时间和金额，并小心防止对方因虚假发票而支付更多的合同款项。

 

3. 丢失发票的处理

 

（1）关于发票丢失财务处理的规定。《会计基础工作规范》第五十五条规定，从外单位取得的原始凭证丢失的，取得原单位加盖公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额和内容，经会计机构负责人、会计主管人员和单位领导批准后，方可代表原始凭证。如果确实不能取得证明，如火车、船舶、机票等，由当事人写出详细信息，经会计机构负责人、会计主管人员和单位领导批准后，代表原始凭证。

 

然而，由于发票没有被声明无效，它仍然有效。如果重新流入医院，必然会重复报销；如果报销给其他单位(车船、机票上写着个人名字)，会造成医院虚报支出。

 

（2）完善工作规范，提高财务信息的真实性。为加强支出业务控制，防范财务风险，发票丢失应谨慎处理。

 

一是处理普通增值税发票丢失。开票人应当向主管税务机关登记备案，并提供登记声明和主管税务机关的受理收据（纳税人发票丢失被盗申请审批通知书），以及发票存根联复印件。存根联复印件应加盖发票专用章和“与存根联原件一致”字样。

 

二是车票和机票丢失，基本不予报销。